Kỹ năng tập trung

Câu hỏi đặt ra giả sử tôi rất muốn xây dựng kỹ năng tập trung thì tôi nên bắt đầu từ đâu? Thực tế Kỹ năng tập trung liên quan nhiều tới các kỹ năng khác, đặc biệt là kỹ năng quản lý thời gian.

1. Tạo sức ép về mặt thời gian

Chúng ta sở dĩ mất tập trung nguyên nhân là vì chúng ta cho rằng công việc đang làm còn nhiều thời gian để làm. Do vậy, thường khi sắp tới deadline chúng ta mới cuống cả lên và lúc đó xuất hiện sự tập trung.

Tập trung một cách bị động như vậy tất yếu dẫn tới stress và kém hiệu quả. Làm việc trong trạng thái lo lắng vì sắp tới deadline dễ dẫn tới tình trạng làm cho xong, chất lượng công việc thấp.

Để biến từ tập trung bị động sang tập trung một cách chủ động ta hãy làm thời gian trở nên khan hiếm. Hãy đặt ra deadline mới cho riêng bản thân mình. Nếu việc đó yêu cầu 2 ngày thì hãy giới hạn lại trong 1 ngày. Nếu công việc đó tiêu chuẩn là 2 tiếng thì hãy giới hạn lại trong 1 tiếng.

Xây dựng deadline mới này dựa trên bạn chứng minh rằng nếu bạn không làm thế thì sẽ không hoàn thành công việc khác -> Cần xây dựng một kế hoạch tổng thể để nhìn thấy rằng bạn không có nhiều thời gian như bạn vốn nghĩ.

Chúng ta không bao giờ thừa thời gian cả, nếu có thừa là vì bạn không nghĩ ra được công việc phải làm mà thôi.

Tài nguyên dư thừa thì sử dụng kém hiệu quả. Tài nguyên khan hiếm thì sử dụng sẽ hiệu quả. Nếu bạn muốn sử dụng một tài nguyên hiệu quả thì hãy khiến nó trở nên khan hiếm.

2. Tính chủ động

Chủ động là tự nghĩ ra việc, tự nghĩ ra giải pháp, tự kiểm soát, tự kiểm tra công việc. Muốn vậy phải nghĩ rằng tài nguyên đó là của mình, mình sử dụng hiệu quả hay không là do mình.

Thời gian của bạn là của bạn, sử dụng ra sao là do bạn.

Tiền của công ty mặc dù bạn không phải trả nhưng khi chi ra hãy nghĩ như đó là tiền của mình.

Người bị động thường đổ trách nhiệm nên người khác:

• Lúc còn bé: Bố mẹ phải lo cho tôi.
• Lớn lên: Công ty, sếp, bạn bè phải lo cho tôi.
• Lúc về già: Con cái phải lo cho tôi

Khi thấy bất mãn:

– Tất cả là do bố mẹ tôi đã không nuôi dưỡng tôi chu đáo, định hướng cuộc đời tôi tốt

– Do công ty bê bết nên cuộc đời tôi cũng bê bết theo.

Vì vấn đề gây nên bởi người khác (mà không phải từ chính mình) nên phải đợi người khác giải quyết vấn đề.

Nếu chúng ta biết quý tài nguyên chúng ta sẽ sử dụng nó hiệu quả hơn. Nếu bạn nghĩ mình làm chủ thời gian của mình thì bạn sẽ có ý thức sử dụng nó hiệu quả bằng cách tập trung mọi lúc.

3. Làm cái gì ra cái đó

Người ta bảo chơi ra chơi, học ra học, làm ra làm. Người Việt Nam ta nói chung là làm hay chơi đều rất nửa vời, không hết mình. Nguyên nhân chủ yếu là do chúng ta ngại thể hiện mình.

• Rất muốn được người khác tôn trọng nhưng lại ngại bị người ta nghĩ rằng thằng này chơi trội.
• Rất muốn làm hết mình nhưng lại ngại đồng nghiệp nghĩ rằng thằng này chủ nghĩa cơ hội.
• Rất muốn làm việc tốt nhưng lại sợ mọi người nghĩ rằng thằng này đóng kịch, muốn được nổi tiếng.
• Rất muốn làm theo ý của mình nhưng lại sợ không vừa lòng ý của người khác.
• Rất muốn có nhiều tiền nhưng lại không chấp nhận rủi ro trong công việc.
• Rất muốn có cuộc sống ý nghĩa nhưng không chấp nhận hy sinh cái gì cả.

Tất cả cũng chỉ vì không tự ý thức làm chủ cuộc đời mình.

Tất cả những thói xấu này xuất phát từ một giai đoạn chúng ta sống vì tập thể, làm theo tập thể. Chủ nghĩa cá nhân bị vùi dập coi như là một cái gì rất xấu xa. Thế hệ của tôi là như vậy; hy vọng các thế hệ sau này sẽ xóa đi được thói xấu này.

4. Phải ý thức được sự thay đổi bên ngoài

Một năm trở lại đây đài báo ti vi nhan nhản về Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4. Hãy nhớ tới 3 cuộc cách mạng công nghiệp trước đây: Động cơ hơi nước vào thế kỷ 17, Động cơ đốt trong vào thế kỷ 18, linh kiện bán dẫn vào thế kỷ 19. Ba cuộc cách mạng đó đều có điểm chung là thay đổi hẳn cách người ta sản xuất, kinh doanh. Dẫn tới một lượng rất lớn người lao động mất việc làm phải chuyển đổi sang ngành nghề khác.

Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 nền tảng từ điện toán đám mây, trí tuệ nhân tạo, tự động hóa và dữ liệu lớn đang thay đổi căn bản cách chúng ta sản xuất kinh doanh. Nếu bạn vẫn hành xử giống như trước đây 3 năm thì tất yếu sẽ dẫn tới kết quả giống như người lao động của 3 cuộc cách mạng trước.

Điều này dẫn bạn tới một sức ép rất lớn phải thay đổi cho phù hợp với hoàn cảnh mới nếu không muốn đứng bên rìa của cuộc cách mạng. Thực tế, ngay cả khi bạn tập trung thì chưa chắc đã thành công huống hồ vừa làm vừa chơi mang lại giá trị thấp như hiện nay.

Rất nhiều nghề sẽ chết đi cũng giống như việc người ta không còn sử dụng máy ảnh phim, điện thoại cục gạch Nokia, ..Tất cả những việc có thể tự động hóa được sẽ được thay thế bởi máy móc và phần mềm.

5. Tổng kết một ngày làm việc

Sau 1 ngày hãy dành vài phút xem xét lại ngày hôm nay mình đã làm được việc gì có giá trị không. Mình có khoảng thời gian nào làm việc kém hiệu quả không. Nếu được làm lại thì mình sẽ làm như thế nào.

Sức ép môi trường bên ngoài như vậy, thời gian thì hữu hạn và rất có giá trị mà mình tiêu xài nó như vậy đã ổn chưa. Người ta cảm thấy tiếc khi bỏ ra 1 triệu nhưng lại ít khi thấy tiếc khi bỏ ra một ngày vô bổ cũng vì nghĩ rằng tiền thì phải kiếm còn thời gian thì không phải kiếm, ngủ dậy là có 1 ngày.

Thời gian được ẩn chứa dưới dạng chi phí cơ hội. Tiêu dùng ở hiện tại nhưng kết quả ở tương lai nên rất khó cảm nhận. Việc bạn làm kém hiệu quả ngày hôm nay không có nghĩa là bạn sẽ bị đuổi việc vào ngày mai do vậy chẳng có gì phải sợ.

Tổng kết 1 ngày làm việc sẽ giúp bạn ý thức được bạn đang sử dụng thời gian như thế nào.

Mức độ tập trung của chúng ta có tính chu kỳ. Tổng kết sẽ giúp bạn phát hiện ra tính chu kỳ của mình để điều chỉnh và tận dụng.

6. Luôn ý thức được mình đang sử dụng thời gian như thế nào

Khi bạn mất tập trung bạn phải ý thức được rằng mình đang mất tập trung cũng giống như việc khi bạn đang mệt bạn ý thức được rằng mình đang mệt vậy. Chỉ có ý thức được mình thì mới có thể có phương án đối phó thích hợp.

Nếu bạn mất tập trung vì có quá nhiều việc cần phải làm -> Hãy lập kế hoạch thực hiện các công việc theo thứ tự thời gian.

Nếu bạn mất tập trung vì hay bị công việc đột xuất -> Xác định cv đột xuất đó thuộc nhóm nào. Định một thời gian trong tương lai để làm nó sau đó quay lại cv đang làm. Kế hoạch phải có thời gian dự phòng cho các cv đột xuất.

Nếu vì môi trường thì hãy tìm môi trường thích hợp cho mình. Nếu không thể thì hãy học cách tập trung trong môi trường đó. Ví dụ môi trường quá ồn ào, quá đông người, ..

7. Giữ cho mình một trạng thái thể chất tốt

Thể chất mệt mỏi dẫn tới trí óc mệt mỏi. Khi trong người mình cảm thấy bệnh bệnh thì nửa cái não đã dành cho nghĩ tới việc đó rồi, sức đâu mà tập trung vào công việc nữa. Vì vậy, phải dành thời gian để rèn luyện sức khỏe.

Sức khỏe không chỉ quan trọng với người lao động chân tay mà còn quan trọng đối với người lao động trí óc.  Sức khỏe trí óc và sức khỏe thể chất có thể tồn tại song song trong một con người. Hai sức khỏe này bổ trợ cho nhau, thiếu một cái thì cái kia sẽ không phát huy được hết sức mạnh của mình.

Một người với vẻ ngoài yếu ớt cùng đôi kính cận dày cộp không còn là hình ảnh đại diện cho một người lao động trí óc nữa. Nếu anh đã không thể chăm sóc tốt bản thân thì còn ai còn dám trao cho anh công việc quan trọng nữa. Đến anh, anh còn chẳng lo huống hồ thứ khác.

Thường khi một người tập trung làm công việc nào đó thì thời gian trôi rất nhanh. Có lời khuyên rằng bạn nên nghỉ sau một khoảng thời gian nhất định nào đó. Điều đó không sai vì mệt thì phải nghỉ nhưng tốt hơn là bạn nên tự lập một lịch biểu riêng phù hợp với con người mình. Nếu bạn đang tập trung làm việc gì đó thì đừng có nghỉ, hãy tiếp tục làm cho tới khi bạn thấy đầu óc trở nên trì trệ mệt mỏi. Luôn luôn bạn phải mất một khoảng thời gian ngắn để rơi vào trạng thái tập trung vì vậy đừng nghỉ giữa hiệp quá nhiều. Hãy coi các khoảng thời gian nghỉ ngơi như là một phần thưởng cho sự tập trung thay vì với mục đích để tập trung tốt hơn.

Trí óc cũng giống như cơ thể người, khi được luyện tập tốt nó sẽ ngày càng khỏe lên. Ban đầu bạn sẽ thấy khó khăn nhưng dần mọi thứ sẽ dễ dàng hơn.

5 nguyên tắc sống đơn giản

Năm 2016, tổng cục thống kê có thống kê năng suất lao động xã hội của người Việt Nam. Cách tính cũng khá đơn giản, đó là lấy GDP chia cho số người lớn hơn 15 tuổi. Kết quả ra là 3,853 USD/lao động/năm; nếu tính riêng khu công nghiệp và xây dựng thì con số là 4.933 usd/lao động/năm. Dùng con số này để so sánh với chỉ số của Singapore có kết luận là 23 người Việt Nam có năng suất lao động bằng 1 người Singapore.

Chỉ số này có nghĩa rằng một người Singapore làm 1 tháng thì có thể chơi bời 23 tháng trong khi ông Việt Nam làm quần quật 24 tháng. Nó cũng có nghĩa là ông Singapore làm 2 năm sau đó có thể chơi bời 36 năm, tới năm 60 tuổi lại tiếp túc nghỉ hưu tới lúc chết. Trong khi đó ông Việt Nam thì làm quần quật 38 năm, tới lúc về hưu chẳng có đồng tích lũy nào ngoài lương hưu nhận hàng tháng.

Anh em ta đương nhiên là tự ái rồi, chẳng nhẽ chúng ta lại kém thế? Thực ra đúng là chúng ta kém thật. Nếu mỗi người trong chúng ta so sánh tương đương sang thì không thấp hơn nhiều thế nhưng ghép vào một tổng thể thì lại rất yếu.

Trên con đường tôi đi làm, có thể nhìn thấy vô số các ví dụ về năng suất lao động:

• Một ngã tư nho nhỏ có 4 bác dân phòng mỗi bác chốt một góc. 4 bác phân đường đều rất nhiệt tình nhưng vì chẳng thống nhất cách thức phối hợp nên đường vẫn loạn xạ. Chỉ cần 1 anh công an đứng đó thôi cũng đã hiệu quả hơn 4 người đó rồi.
• Trên ngã ba trước cục thuế hà nội trên đường giảng võ, trước có 1 anh dân phòng chốt. Anh này vô cùng nhiệt tình, và thực sự hiệu quả. Nhiệm vụ của anh đơn giản là khi đèn đỏ thì bảo người ta dừng lại, khi đèn xanh vẫy gậy đển người ta đi. Công an giao thông chúng ta cũng đang làm như thế. ở Singapore thì chẳng cần công an đứng, còn ở ta phải có công an đứng thì người ta mới đi đúng. Đó chẳng phải là hàng nghìn anh công an đứng ở ngã tư Hà Nội là hoàn toàn lãng phí sao? ở singapore bạn đi cả ngày may mắn lắm mới gặp được một anh công an.
• Các dải phân cách ở Hà nội thường trồng các loại hoa. Ta dễ dàng bắt gặp hàng chục nhân công đang ngồi chăm chút cho những luống hoa. Thay vì trồng các cây cao, chắc khỏe cho bóng mát thì người ta trồng những cây đòi hỏi sự chăm sóc hàng ngày.
• Ở Singapore người ta thu phí tự động trên mọi tuyến đường. Còn ở ta thì trạm thu phí nhiều nhan nhản, vừa tốn nhân sự vừa gây cản trở giao thông.
• Đang viết đoạn này thì tin tức 24h có chuyện tử tế về một cán bộ khí tượng thủy văn trên sapa, hàng ngày 3 lần trèo lên cột để ghi thông số khí tưởng gửi về trung tâm. Trên cả nước chắc có hàng ngàn người như thế.

Chúng ta có thể đánh máy nhanh hơn người Sin, soạn văn bản nhanh hơn họ, nghĩ ra giải pháp cho một vấn đề tốt hơn họ. Nhưng chúng ta gặp vấn đề ở Tính liên tục và Năng lực quản trị.

Tính liên tục:

Trong cuộc đua giữa rùa và thỏ, thỏ chạy nhanh nhưng đứt quãng, rùa chạy chậm nhưng liên tục, kết quả là rùa thắng. Một ngày có 8 tiếng làm việc thì chắc chắn tới 90% người lao động có thể làm hết trong 1 giờ chỉ bằng cách tập trung cao độ. Nhưng họ không muốn vậy, họ sẽ bôi việc làm trong 1 giờ ra làm trong 8 giờ, 1 ngày ra làm trong 1 tuần, 1 tuần ra làm trong 4 tuần, 1 năm cho nhiều năm. Đó là vấn đề của chúng ta.

Người Nhật họ làm 8 giờ trong trạng thái toàn tâm toàn ý, thậm chí làm tới kiệt sức. Đến nỗi mà tòa nhà phải cắt điện lúc 7h để đuổi hết mọi ngươi về. Nếu thi trong 1 giờ, ta sẽ hơn họ, nếu thi trong 1 ngày, 1 tuần hoặc 1 năm thì ta kém xa họ.

Chúng ta có thể rất giỏi nghĩ ra giải pháp cho một vấn đề nhỏ nhưng không thể nghĩ ra một giải pháp cho một vấn đề lớn đòi hỏi nhiều thời gian.

Rất kém ở khâu quản trị

Một đám đông thì ta lại càng kém hơn một đám đông của Singapore. Nguyên nhân ở trình độ quản trị của chúng ta thấp. Ví dụ:

• Những công trình do nhà nước xây đến chục năm chưa xong.
• Những công trình của doanh nghiệp tư nhân cũng xây nửa chừng rồi bỏ đó cũng không hiếm.
• Những con đường bị chậm tiến độ chỉ vì một vài căn hộ không chịu đi.
• Quy hoạch treo.

So sánh giữa một công trình do Vingroup làm chủ đầu tư và các công trình khác có thể thấy rõ năng lực quản trị cách xa một trời một vực. Một công trình làm trong 3 năm, nhưng cũng công trình đó người ta làm trong 1 năm thì hiệu quả đã rất khác nhau rồi. 50% lợi nhuận của tổng công ty 36 là để trả ngân hàng cũng vì từ lúc bỏ vốn tới lúc thu tiền về quá dài do quá trình xây dựng quá lâu.

Người ta bảo do các thói xấu người Việt như ganh ghét, đố kỵ, nghĩ nhỏ, dối trá,…; chỉ đúng một phần thôi; vấn đề nằm ở quản trị. Cũng những con người đó vào hệ thống quản trị tốt thì hệ thống quản trị sẽ điều chỉnh hành vi, dần dần anh ta sẽ thay đổi có những thói quen tốt rồi có những nhận thức đúng đắn.

Nguồn Chiến Lược Sống